1. Verantwortlicher
People Pons d.o.o.
OIB (Steuernummer): 55454122296
Anschrift: Ulica Ive Senjanina 14a, 23000 Zadar, Kroatien
E-Mail: info@peoplepons.com
Telefon: +385 91 514 0192
Kontakt für den Datenschutz: dpo@peoplepons.com
2. Welche Daten wir erheben
Wir erheben die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
- Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, OIB (persönliche Identifikationsnummer), Staatsangehörigkeit
- Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnanschrift
- Berufliche Daten: Lebenslauf, beruflicher Werdegang, Ausbildung, Qualifikationen, Zertifikate
- Dokumentation: Kopien der für das Einstellungsverfahren erforderlichen Dokumente
- Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen
- Kommunikationsdaten: Plattformkennung (z. B. WhatsApp-ID), Inhalt und Aufzeichnung der Gespräche mit unserem Team und unserem KI-Assistenten Leo
Hinweis zur Datenminimierung: In der Anfangsphase erheben wir nur die grundlegenden Daten, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind. Zusätzliche Daten (OIB, Kopien von Dokumenten) werden nur dann angefordert, wenn dies für ein konkretes Verfahren (z. B. Arbeitserlaubnis) unbedingt erforderlich ist, und zwar in einer späteren Phase des Prozesses.
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Bearbeitung der Anfrage und Führung der Bewerbung (Schritte vor Vertragsabschluss) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f – berechtigtes Interesse |
| Kommunikation im Zusammenhang mit der Bewerbung und dem Prozess | Art. 6 Abs. 1 lit. b und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Aufnahme in den Talentpool | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung (gesonderte Einwilligung) |
| Weitergabe der Daten an einen Arbeitgeber | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung (benannter Arbeitgeber) |
| Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Systemsicherheit und Verhinderung von Missbrauch | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse |
| Verbesserung der Dienstleistungen (intern, ohne Bewertung von Bewerbern) | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse |
4. Nutzung des KI-Assistenten Leo
People Pons nutzt Leo, einen KI-Assistenten, der bei der ersten Kommunikation mit Bewerbern und Arbeitgebern hilft. Leo verwendet fortschrittliche Sprachtechnologie (Anthropic Claude), um ein natürliches Gespräch zu führen.
Was Leo tut:
- Führt das erste Gespräch und erhebt die grundlegenden Daten für die Bewerbung
- Informiert über verfügbare Stellen und die Bedingungen der Ausschreibung
- Beantwortet häufig gestellte Fragen zum Einstellungsverfahren
- Erkennt eine mögliche Diskrepanz zwischen den Anforderungen der Stellenanzeige und den von Ihnen angegebenen Daten und zeigt Ihnen die Optionen an (menschliche Prüfung, andere Stellen, Talentpool, Rücktritt)
- Erstellt eine Zusammenfassung der Bewerbung für unsere Berater
Wenn Leo eine mögliche Diskrepanz zu den Anforderungen der Stellenanzeige feststellt, bietet er Ihnen 4 Optionen an:
- Menschliche Prüfung — Ihr Fall wird von unserem Berater geprüft
- Andere Stellen — Anzeige weiterer offener Stellen, die für Sie geeignet sein könnten
- Talentpool — wir bewahren Ihre Daten für künftige Gelegenheiten auf (24 Monate)
- Rücktritt — Beendigung des Gesprächs
Leo lehnt Bewerbungen niemals automatisch ab und beendet das Gespräch nicht ohne Ihre ausdrückliche Entscheidung.
Was Leo NICHT tut:
- Trifft KEINE Einstellungsentscheidungen
- Erstellt KEINE Rangfolge und bewertet Bewerber NICHT
- Führt KEINE psychologische oder verhaltensbezogene Analyse durch
- Lehnt Bewerbungen NICHT automatisch ab
Wichtig: Alle Entscheidungen über Bewerber werden von unseren Beratern getroffen, die jede Bewerbung prüfen. Sie haben das Recht, jederzeit eine menschliche Prüfung Ihres Falls zu verlangen.
5. Empfänger der Daten
Wir können Ihre Daten weitergeben an:
- Arbeitgeber — nur die Daten ausgewählter Bewerber, mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
- Behörden — Innenministerium (MUP), kroatischer Arbeitsvermittlungsdienst (HZZ), wenn dies gesetzlich erforderlich ist
- IT-Dienstleister:
- Anthropic (KI-Technologie) — USA, unter Standardvertragsklauseln (SCCs)
- Supabase Inc. (Datenbank) — siehe nähere Angaben unten
- Monday.com (CRM) — EU
- Meta (Kommunikationsplattformen) — EU/USA unter SCCs
- n8n GmbH (Workflow-Automatisierung) — EU
- Telegram FZ-LLC (Kommunikation) — VAE/EU unter SCCs
- MyDataKnox (Webhosting und E-Mail-Server) — Kroatien, EU
Supabase Inc. (Datenbank)
Wir nutzen Supabase zur Speicherung von Bewerberdaten. Supabase agiert in zwei Rollen:
- Als Auftragsverarbeiter: Supabase speichert und verarbeitet Bewerberdaten ausschließlich nach unseren Weisungen. Die Daten werden in der EU-Region (Frankfurt, Deutschland) gespeichert.
- Als eigenständiger Verantwortlicher: Supabase verarbeitet eigenständig technische Daten zur Nutzung der Plattform (Telemetrie, Abrechnung, Sicherheit, Betrugsprävention) zu eigenen berechtigten Geschäftszwecken. Diese Verarbeitung ist ausführlich in der Supabase Privacy Policy beschrieben.
Die Übermittlung der Daten in die USA wird durch von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs) abgesichert.
6. Übermittlung von Daten außerhalb der EU
Einige unserer Dienstleister befinden sich außerhalb der Europäischen Union (USA, VAE). Für solche Übermittlungen gewährleisten wir geeignete Schutzmaßnahmen:
- Von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs)
- Zusätzliche technische Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, Pseudonymisierung)
7. Speicherfristen
| Kategorie | Speicherfrist |
|---|---|
| Aktive Bewerbungen | Bis zum Abschluss des Verfahrens + 6 Monate |
| Talentpool | 24 Monate ab Einwilligung oder bis zum Widerruf |
| Gesetzliche Verpflichtungen | Gemäß den Vorschriften (bis zu 11 Jahre für Buchhaltungsunterlagen) |
| Auf Löschungsantrag | Ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb der gesetzlichen Frist (bis zu 30 Tage). In der Regel bemühen wir uns, schneller zu handeln, der Antrag kann jedoch eine Überprüfung und die Genehmigung eines Administrators erfordern. |
8. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte:
- Auskunftsrecht (Art. 15): Sie können Einsicht in alle Daten verlangen, die wir über Sie haben. Für schnelle Hilfe können Sie Leo bitten, Ihre Anfrage zu erfassen und an unser Datenschutz-Team weiterzuleiten. Zum Schutz Ihrer Privatsphäre kann für den vollständigen Zugriff auf die Daten eine Identitätsprüfung erforderlich sein.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen. Beantragen Sie die Löschung über Leo oder kontaktieren Sie uns unter dpo@peoplepons.com.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Sie können in bestimmten Situationen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können die Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten Format verlangen.
- Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie: dpo@peoplepons.com
9. Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten unter Verstoß gegen die DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, eine Beschwerde einzureichen:
Kroatische Agentur für den Schutz personenbezogener Daten (AZOP)
Web: www.azop.hr
E-Mail: azop@azop.hr
Anschrift: Selska cesta 136, 10000 Zagreb
10. Datensicherheit
Wir wenden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten an:
- Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und Speicherung
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Backups
- Schulung der Mitarbeiter zum Datenschutz
11. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies für:
- Das notwendige Funktionieren der Website (technische Cookies)
- Sicherheit und Verhinderung von Missbrauch
- Besucheranalyse (sofern zutreffend)
Nicht notwendige Cookies (z. B. Analyse) werden erst nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner beim ersten Besuch geladen. Sie können die Einstellungen jederzeit über die Option ‘Cookie settings’ auf der Website ändern.
Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns unter info@peoplepons.com.
12. Änderungen der Erklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Alle Änderungen werden auf dieser Seite mit Angabe des Datums der letzten Änderung veröffentlicht.
13. Kontakt
Für alle Fragen zum Schutz personenbezogener Daten:
People Pons d.o.o.
Kontakt für den Datenschutz: dpo@peoplepons.com
Telefon: +385 91 514 0192
Anschrift: Ulica Ive Senjanina 14a, 23000 Zadar, Kroatien
Fragen zu dieser Richtlinie? Kontaktieren Sie unseren Datenschutzkontakt: dpo@peoplepons.com oder telefonisch +385 91 514 0192.