Fachkräfte aus dem Ausland einstellen: Ablauf und Anerkennung

Fachkräfte aus dem Ausland sind qualifizierte Arbeitnehmer, die ein deutscher Arbeitgeber aus Ländern außerhalb Deutschlands gewinnt, um Stellen zu besetzen, die der heimische Markt nicht abdeckt. Bei der Vermittlung findet und prüft eine Agentur solche Kandidaten. Den Arbeitnehmer stellt der Arbeitgeber direkt an, die Agentur ist nicht der Arbeitgeber.

Für ein deutsches Unternehmen läuft die Vermittlung in sechs Schritten ab, von der Profil-Spezifikation bis zur Ankunft der Fachkraft. Ob dafür eine Anerkennung der Qualifikation nötig ist, hängt vom rechtlichen Weg ab. People Pons ist eine lizenzierte kroatische Vermittlungsagentur (Genehmigungen MR RH 205/20 und 359/20) und verbindet Arbeitskräfte aus dem Westbalkan mit Arbeitgebern in der EU.

Das Wichtigste in Kürze:

• Bei der Vermittlung findet und prüft die Agentur den Kandidaten, angestellt wird er direkt beim Arbeitgeber. Es gibt keine Überlassung.
• Der Prozess hat 6 Schritte: Spezifikation, Suche und Prüfung, Vorstellung, Entscheidung und Vertrag, Visum und Verwaltung, Ankunft und Onboarding.
• Die Anerkennung von Qualifikationen brauchen Sie für reglementierte Berufe und für den Weg über das Fachkräfteeinwanderungsgesetz. Das Verfahren dauert in der Regel 3 bis 4 Monate, das beschleunigte Verfahren kann kürzer sein.
• Für viele Berufe aus dem Westbalkan verlangt die Westbalkanregelung keine Anerkennung der Qualifikation.
• People Pons stellt Ihnen den ersten qualifizierten Kandidaten innerhalb von 15 Arbeitstagen ab Unterzeichnung des Auftrags vor. Die Frist gilt bis zum ersten Kontakt zwischen Ihnen und dem Kandidaten, nicht bis zum Arbeitsantritt. Die Ersatzgarantie gilt 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag. Die Garantie gilt für alle Gründe auf Seiten der Arbeitskraft: wenn sie die Stelle nicht antritt, die Arbeit nicht beherrscht, nicht arbeiten will oder Probleme macht.

Hinweis: Dieser Text ist informativ und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie aktuelle Vorschriften bei den zuständigen Behörden.

Was bedeutet „Fachkraft aus dem Ausland“?

Im deutschen Kontext bezeichnet „Fachkräfte“ meist Arbeitnehmer mit einer formalen beruflichen Qualifikation (z. B. Handwerksberuf, Pflegekraft, Schweißer, CNC-Operator) oder mit höherer Ausbildung. Wenn Arbeitgeber von Gewinnung aus dem Ausland sprechen, meinen sie in der Praxis aber auch qualifizierte Arbeitskräfte, die kein formal anerkanntes Diplom, dafür nachgewiesene Erfahrung haben.

Deshalb sollten Sie zu Beginn zwei rechtliche Wege unterscheiden:

Weg	Anerkennung der Qualifikation nötig?	Anmerkung
Westbalkanregelung	Nein (außer bei reglementierten Berufen)	Kontingent, für Staatsangehörige von 6 Westbalkanländern
Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG)	Ja	Ohne Kontingent, für anerkannten Beruf

Wie läuft die Vermittlung von Fachkräften aus dem Ausland ab?

Wenn ein deutscher Arbeitgeber mit einer Vermittlungsagentur arbeitet, sieht der Ablauf typischerweise so aus.

Schritt 1: Profil-Spezifikation

Arbeitgeber und Agentur legen gemeinsam das genaue Profil fest: Beruf, benötigte Fähigkeiten, Niveau der Deutschkenntnisse, Erfahrung, Schichtarbeit, Standort, Unterkunft und Gehaltsrahmen. Je präziser die Spezifikation, desto weniger unpassende Kandidaten kommen später.

Schritt 2: Suche und Prüfung der Kandidaten

Die Agentur sucht im Westbalkan, führt erste Interviews und prüft Erfahrung, Motivation und Dokumentation. So verliert der Arbeitgeber keine Zeit mit ungeeigneten Bewerbungen.

Schritt 3: Vorstellung der Kandidaten

Der Arbeitgeber erhält eine engere Auswahl geprüfter Kandidaten. Von People Pons bekommen Sie dafür keinen klassischen Lebenslauf, sondern unsere Zusammenfassung: für welche Stelle sich der Kandidat beworben hat, dass er die angebotenen Bedingungen akzeptiert hat, und zitierte Aussagen aus dem Gespräch über seine Berufserfahrung. Ihre eigenen Interviews führen Sie persönlich oder online.

Schritt 4: Entscheidung und Arbeitsvertrag

Wählt der Arbeitgeber einen Kandidaten aus, schließen Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag direkt nach deutschem Arbeitsrecht. Die Agentur ist keine Vertragspartei des Arbeitsverhältnisses.

Schritt 5: Visum- und Verwaltungsverfahren

Nun beginnt das passende Verfahren, entweder über die Westbalkanregelung oder über das FEG. Den Antrag stellt der Arbeitgeber, People Pons hilft Ihnen, die Unterlagen dafür zusammenzustellen. Bei reglementierten Berufen und auf dem FEG-Weg findet in diesem Schritt die Anerkennung der Qualifikation statt. Das beschleunigte Fachkräfteverfahren läuft über die örtliche Ausländerbehörde und kann die Fristen verkürzen.

Schritt 6: Ankunft und Onboarding

Die Fachkraft kommt nach Deutschland und beginnt zu arbeiten. Erfolgreiche Arbeitgeber investieren in Onboarding, Sprachkurse sowie Unterstützung bei Unterkunft und Anmeldungen, weil das eine frühe Fluktuation direkt senkt. Fragen zur Arbeit klärt der Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt mit Ihnen. People Pons meldet sich, wenn Arbeit oder Bedingungen nicht so sind wie vereinbart, und versucht dann, die Sache zu klären.

Anerkennung von Qualifikationen im Überblick

Bei der Anerkennung prüft die zuständige Stelle, ob eine ausländische Qualifikation dem deutschen Referenzberuf gleichwertig ist. Für Arbeitgeber zählen vor allem diese Punkte:

• Jede ausländische Fachkraft hat Anspruch auf ein Verfahren zur Feststellung der Gleichwertigkeit der Qualifikation.
• Der gesetzliche Rahmen sieht eine Entscheidung in der Regel innerhalb von 3 Monaten ab vollständiger Dokumentation vor, bei reglementierten Berufen bis zu 4 Monaten. In der Praxis variieren die Fristen, und das Ergebnis kann eine volle, eine teilweise oder keine Anerkennung sein.
• Das beschleunigte Fachkräfteverfahren (§ 81a AufenthG) verkürzt die Entscheidung auf etwa zwei Monate ab vollständiger Dokumentation. Die Gebühr beträgt 411 € (Stand 2025).
• Für reglementierte Berufe (z. B. im Gesundheitswesen) ist die Anerkennung Voraussetzung für die Arbeit.
• Das offizielle Portal der Bundesregierung Make it in Germany ist kostenlos und berechnet keine Gebühren für Informationen.

Annahme: Für nicht reglementierte Berufe, die über die Westbalkanregelung besetzt werden, ist eine Anerkennung der Qualifikation häufig nicht erforderlich, was den Prozess verkürzt. Für reglementierte Berufe und den FEG-Weg ist die Anerkennung notwendig. Was genau verlangt wird, hängt vom konkreten Beruf und vom Bundesland ab.

Was macht die Vermittlungsagentur?

Die Vermittlungsagentur verkürzt die langsamsten Teile des Prozesses, nämlich die Suche und Prüfung der Kandidaten, und hilft dem Arbeitgeber, die Unterlagen zusammenzustellen. Sie wird dabei nicht zum Arbeitgeber, rechnet keine Löhne ab und überlässt keine Arbeitskräfte. Das wäre Zeitarbeit bzw. Arbeitnehmerüberlassung, ein anderes Modell. Der Arbeitgeber behält die volle Kontrolle über das Arbeitsverhältnis.

Eine unbesetzte Stelle kostet mehr, als Sie denken

Jeder Tag mit einer offenen Stelle kostet Sie Geld: Produktion und Umsatz fallen weg, das verbleibende Team macht Überstunden, Aufträge gehen verloren und Kunden wandern zur Konkurrenz ab. Hält der Zustand an, brennt das überlastete Team aus und die ersten Mitarbeiter gehen. Aus einer unbesetzten Stelle werden dann zwei oder drei, und das Wachstum stoppt. Die Kosten für Ihre Position berechnen Sie unter was kostet eine unbesetzte Stelle.

People Pons begleitet die Suche deshalb, bis die Stelle besetzt ist. Die Ersatzgarantie gilt 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag und deckt alle Gründe auf Seiten des Arbeitnehmers ab: Er tritt die Stelle nicht an, beherrscht die Arbeit nicht, will nicht arbeiten oder macht Probleme. In diesen Fällen suchen wir ohne zusätzliche Kosten Ersatz.

Wie People Pons hilft

People Pons ist eine lizenzierte kroatische Agentur für Vermittlung (Genehmigungen MR RH 205/20 und 359/20). Für deutsche Arbeitgeber, die Fachkräfte aus dem Westbalkan suchen, heißt das:

• Den Arbeitnehmer stellt der Arbeitgeber direkt an. People Pons betreibt keine Überlassung und zahlt keine Löhne, das Arbeitsverhältnis besteht direkt bei Ihnen.
• Sie bekommen keinen Stapel Lebensläufe, sondern zu jedem Kandidaten unsere Zusammenfassung: die Stelle, für die er sich beworben hat, die Bestätigung, dass er Ihre Bedingungen akzeptiert hat, und zitierte Aussagen aus dem Gespräch über seine Erfahrung. Bedingungen und Motivation prüfen wir vor der Vorstellung.
• Zu Beginn klären wir mit Ihnen Profil, Bedingungen und bisherige Probleme bei der Suche.
• Den ersten qualifizierten Kandidaten stellen wir Ihnen innerhalb von 15 Arbeitstagen ab Unterzeichnung des Auftrags vor. Die Frist gilt bis zum ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, nicht bis zum Arbeitsantritt.
• Die Ersatzgarantie gilt 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag, für alle Gründe auf Seiten des Arbeitnehmers.
• Den Antrag auf Arbeitserlaubnis stellen Sie als Arbeitgeber, wir helfen Ihnen, die Unterlagen dafür zusammenzustellen.

Wichtig zu Fristen: Die 15 Arbeitstage ab Unterzeichnung des Auftrags sind die Zeit bis zur Vorstellung des ersten qualifizierten Kandidaten, also bis zum ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bis zum Arbeitsantritt dauert es länger. Nachdem Sie einen Kandidaten ausgewählt haben, folgen für Arbeitnehmer von außerhalb der EU Arbeitserlaubnis und Visum, für Arbeitnehmer aus der EU die Organisation der Anreise. Rechnen Sie außerdem mit der Kündigungsfrist beim aktuellen Arbeitgeber (oft 15 bis 30 Tage) und der Zeit für den Umzug. Kaum jemand kommt innerhalb weniger Tage.

Als qualifizierten Kandidaten bezeichnen wir jemanden, der die angebotenen Bedingungen akzeptiert hat und dem gesuchten Profil entspricht (Erfahrung, Kenntnisse, Qualifikationen). Erfahrung und Qualifikationen im Detail bestätigen sich in der Probezeit. Profil, Bedingungen und Motivation prüfen wir vor der Vorstellung. Am besten klappt es, wenn Sie uns rechtzeitig Rückmeldung zu den Kandidaten geben.

Häufige Fragen

Stellt die Agentur oder der Arbeitgeber den Arbeitnehmer an?

Bei der Vermittlung stellt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer direkt an, nach deutschem Arbeitsrecht. Die Agentur findet und prüft den Kandidaten und berechnet eine einmalige Gebühr, ist aber nicht der Arbeitgeber und rechnet keine Löhne ab. People Pons betreibt ausschließlich Vermittlung.

Muss eine Fachkraft eine anerkannte Qualifikation haben?

Für reglementierte Berufe und für den Weg über das Fachkräfteeinwanderungsgesetz ist die Anerkennung notwendig. Für viele nicht reglementierte Berufe, die über die Westbalkanregelung laufen, ist die Anerkennung der Qualifikation keine Voraussetzung. Die endgültige Beurteilung trifft die zuständige Stelle.

Wie lange dauert die Anerkennung der Qualifikation?

Das Standardverfahren dauert in der Regel 3 bis 4 Monate. Das beschleunigte Verfahren über die örtliche Ausländerbehörde kann innerhalb von etwa zwei Monaten ab Einreichung der vollständigen Dokumentation zu einem Ergebnis führen. Die Fristen hängen vom Beruf und vom Bundesland ab.

Wie schnell erhalte ich die ersten Kandidaten?

People Pons stellt Ihnen den ersten geprüften, qualifizierten Kandidaten innerhalb von 15 Arbeitstagen ab Unterzeichnung des Auftrags vor. Bis zur Ankunft dauert es zusätzlich so lange wie das Visumverfahren und, wo erforderlich, die Anerkennung der Qualifikation.

Verwandt: Personalbeschaffung aus dem Ausland: Leitfaden, Westbalkanregelung 2026: Leitfaden für Arbeitgeber, Arbeitnehmer-Ersatzgarantie.

Quellen

• Make it in Germany (offizielles Portal der Bundesregierung): Anerkennung von Qualifikationen und beschleunigtes Fachkräfteverfahren
• Bundesagentur für Arbeit: Westbalkanregelung
• BMAS: Verordnung zur Weiterentwicklung der Fachkräfteeinwanderung

Die Angaben beruhen auf öffentlich zugänglichen offiziellen Quellen und können sich ändern. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.