Wer 2026 Arbeitskräfte aus dem Ausland einstellen will, muss zuerst das Modell wählen: Vermittlung mit direkter Anstellung, Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit, Leiharbeit) oder Eigenrekrutierung ohne Partner. Personalbeschaffung aus dem Ausland heißt, dass ein deutscher Arbeitgeber offene Stellen mit Kandidaten aus anderen Ländern besetzt, häufig vom Westbalkan, weil der heimische Arbeitsmarkt die Nachfrage nicht mehr deckt.
Für Firmeninhaber und HR-Verantwortliche geht es dabei um drei Fragen: Wer ist Arbeitgeber, was kostet es grob, und welche Schritte folgen. People Pons ist eine lizenzierte kroatische Agentur für Vermittlung (Lizenzen des kroatischen Arbeitsministeriums MR RH 205/20 und 359/20). Den Arbeitnehmer stellt der Arbeitgeber direkt an, nicht die Agentur.
Das Wichtigste in Kürze:
- In Deutschland gab es 2025 im Jahresdurchschnitt rund 1,11 Millionen offene Stellen für qualifizierte Berufe (−10,7 % gegenüber 2023). Etwa 369.500 davon ließen sich nicht mit passend qualifizierten Arbeitslosen besetzen (die sogenannte Fachkräftelücke). In 287 von 558 Berufsgruppen gab es mehr offene Stellen als passend qualifizierte Arbeitslose (IW Köln / KOFA, 2025).
- Das IW Köln beziffert den jährlichen Verlust an Wertschöpfung durch den Arbeitskräftemangel auf rund 49 Milliarden Euro (Schätzung auf Basis 2023; das IW projiziert einen Anstieg auf ~74 Mrd. € bis 2027).
- Es gibt drei Modelle der Personalbeschaffung: Vermittlung (der Arbeitnehmer wird direkt bei Ihnen angestellt), Arbeitnehmerüberlassung bzw. Zeitarbeit (die Agentur ist Arbeitgeber und überlässt den Arbeitnehmer) und Eigenrekrutierung.
- Für Arbeitskräfte vom Westbalkan gibt es zwei rechtliche Wege. Die Westbalkanregelung hat ein Kontingent und verlangt außer bei reglementierten Berufen keine Anerkennung der Qualifikation. Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz kennt kein Kontingent, verlangt aber die Anerkennung.
- People Pons macht Vermittlung: Den ersten qualifizierten Kandidaten stellen wir innerhalb von 15 Arbeitstagen ab Unterzeichnung des Auftrags vor. Die Frist gilt bis zum ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Kandidat, nicht bis zum Arbeitsantritt. Die Ersatzgarantie gilt 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag, und der Arbeitnehmer wird direkt beim Arbeitgeber angestellt.
Hinweis: Dieser Text ist informativ und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie aktuelle Vorschriften bei den zuständigen Behörden (Ausländerbehörde, Bundesagentur für Arbeit).
Warum Arbeitgeber 2026 Arbeitskräfte aus dem Ausland suchen
Der Fachkräftemangel in Deutschland ist ein strukturelles Problem und keine vorübergehende Erscheinung. Einige Zahlen zur Orientierung:
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Offene Stellen für qualifizierte Berufe (Durchschnitt 2025) | ~1,11 Mio. (−10,7 % vs. 2023) | IW Köln (KOFA) |
| Unbesetzt wegen Fachkräftemangel (Fachkräftelücke, Durchschnitt 2025) | ~369.500 | IW Köln (KOFA) |
| Berufsgruppen mit Engpass (mehr offene Stellen als Arbeitslose) | 287 von 558 Gruppen (2025) | IW Köln (KOFA) |
| Unbesetzte Stellen im Handwerk | 200.000+ (Schätzung) | ZDH, 2025 |
| Offene IT-Stellen | ~109.000 (2025; Rückgang von 149.000 in 2023) | Bitkom 2025 |
| Jährlicher Verlust an Wertschöpfung | ~49 Mrd. € (Schätzung) | IW Köln |
Für viele Berufe ist der heimische Bewerberpool zu klein. Deshalb suchen immer mehr deutsche Arbeitgeber im Ausland. Der Westbalkan (Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Nordmazedonien, Montenegro, Serbien) ist dabei eine der praktikabelsten Quellen: Die Region liegt nah, die Arbeitskultur ist ähnlich, und für die Einreise gibt es einen eigenen Rechtsrahmen.
Drei Modelle der Personalbeschaffung aus dem Ausland
Die drei Modelle unterscheiden sich rechtlich und finanziell erheblich, vor allem bei der Frage, wer Arbeitgeber ist.
1. Vermittlung (Personalvermittlung / Arbeitsvermittlung)
Die Agentur findet, prüft und stellt Kandidaten vor, aber der Arbeitnehmer wird direkt vom Arbeitgeber angestellt. Die Agentur ist nicht Arbeitgeber und zahlt keinen Lohn.
- Der Arbeitnehmer hat vom ersten Tag an einen Arbeitsvertrag mit Ihrem Unternehmen, nach deutschem Arbeitsrecht.
- Sie zahlen eine einmalige Vermittlungsgebühr (erfolgsabhängig) und keine laufende Miete.
- Für feste Stellen ist es langfristig das günstigste Modell.
Mit diesem Modell arbeitet People Pons.
2. Arbeitnehmerüberlassung / Zeitarbeit
Die Agentur ist der formale Arbeitgeber und überlässt den Arbeitnehmer Ihrem Unternehmen zur vorübergehenden Arbeit. In Deutschland regelt das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) dieses Modell, und die Agentur braucht dafür eine besondere Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit.
- Der Arbeitnehmer hat einen Vertrag mit der Agentur und nicht mit Ihnen.
- Sie zahlen eine monatliche Gebühr für die Überlassung, pro Stunde in der Regel deutlich mehr.
- Das Modell passt zu saisonalen Spitzen und kurzen Projekten, weniger zu festen Positionen.
3. Eigenrekrutierung (ohne Partner)
Der Arbeitgeber inseriert, wählt aus und führt das Visumverfahren selbst.
- Es fällt keine Agenturgebühr an. Dafür brauchen Sie interne HR-Kapazität, Kenntnis des deutschen Einwanderungsrechts und Zeit.
- Die Risiken sind Langsamkeit, Sprachbarriere, Kündigungen in der Probezeit und fehlerhafte Unterlagen.
| Kriterium | Vermittlung | Arbeitnehmerüberlassung | Eigenrekrutierung |
|---|---|---|---|
| Wer ist Arbeitgeber? | Ihr Unternehmen | Agentur | Ihr Unternehmen |
| Wer zahlt den Lohn? | Ihr Unternehmen | Agentur (Sie zahlen die Dienstleistung) | Ihr Unternehmen |
| Kosten | Einmalige Gebühr | Laufende monatliche Marge | Interne Kosten + Zeit |
| Am besten für | Feste Stellen | Saisonale/kurze Bedarfe | Firmen mit starkem HR |
| Erlaubnis (AÜG)? | Nicht nötig | Verpflichtend | Nicht nötig |
Der rechtliche Weg für Arbeitskräfte vom Westbalkan
Für die Einreise von Arbeitskräften vom Westbalkan nach Deutschland gibt es zwei Hauptkanäle:
- Westbalkanregelung: ein besonderer Kanal für Staatsangehörige der sechs Westbalkanländer, mit einem jährlichen Kontingent an Zustimmungen der Bundesagentur für Arbeit. Seit Juni 2024 sind es 50.000 Zustimmungen pro Jahr, und die Regelung ist dauerhaft; das Kontingent für 2025 war vor Jahresende ausgeschöpft. Laut Koalitionsvertrag (Union/SPD) ist eine Reduzierung zurück auf 25.000 pro Jahr geplant. Eine Anerkennung der Qualifikation verlangt die Regelung nicht, außer bei reglementierten Berufen (z. B. im Gesundheitswesen). Sie gilt für nahezu jede Art von Beschäftigung. Details im Leitfaden zur Westbalkanregelung 2026.
- Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG): das Gesetz zur Einwanderung von Fachkräften. Es gibt kein Kontingent und keine Auslosung, aber das FEG verlangt eine anerkannte Qualifikation. Es eignet sich für Arbeitskräfte mit formalem Berufsabschluss.
Annahme: Für die meisten Positionen in Produktion, Bau, Logistik und Dienstleistung ist die Westbalkanregelung der schnellere und einfachere Weg, weil die Anerkennung der Qualifikation entfällt. Reglementierte Berufe (z. B. Pflegekräfte) laufen in der Regel über das FEG mit Anerkennung. Der genaue Weg hängt vom konkreten Fall ab; bestätigen Sie ihn bei der zuständigen Behörde.
Grobe Kosten und Zeitrahmen
Die Kosten hängen vom Modell und vom Profil der Arbeitskraft ab. Grob (Annahme, zur Orientierung, kein Angebot):
| Position | Vermittlung | Arbeitnehmerüberlassung |
|---|---|---|
| Gebühr an die Agentur | Einmalig, pro Angestelltem | Laufende Marge pro Stunde |
| Visum-/Verwaltungskosten | Arbeitgeber + Kandidat | Überwiegend Agentur |
| Zeit bis zum ersten Kandidaten | 15 Arbeitstage ab Auftrag (People Pons) | Hängt von der Agentur ab |
| Zeit bis zur Ankunft | Hängt vom Visumverfahren ab | Kürzer (Arbeitnehmer bereits überlassen) |
Vergleichen Sie die Agenturgebühr mit den Kosten der unbesetzten Stelle und nicht mit null. Jede Woche ohne Arbeitskraft kostet Geld: entgangene Produktion, Überstunden des bestehenden Teams, verschobene Projekte.
Eine unbesetzte Stelle kostet mehr, als Sie denken
Eine unbesetzte Stelle kostet jeden Tag Geld, auch wenn auf den ersten Blick nur gewartet wird. Produktion und Umsatz fallen weg, das verbleibende Team macht Überstunden, Aufträge gehen verloren und Kunden wandern zur Konkurrenz ab. Auf Dauer brennt ein überlastetes Team aus, und die ersten Mitarbeiter kündigen. Aus einer unbesetzten Stelle werden so zwei oder drei, und das Wachstum kommt zum Stillstand. Die genauen Kosten für Ihre Position berechnen Sie unter was eine unbesetzte Stelle kostet.
People Pons begleitet die Suche, bis die Stelle besetzt ist. Die Ersatzgarantie gilt 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag und deckt alle Gründe auf Seiten des Arbeitnehmers ab: Er tritt die Stelle nicht an, beherrscht die Arbeit nicht, will nicht arbeiten oder macht Probleme. In diesen Fällen suchen wir ohne Zusatzkosten einen Ersatz.
Wie People Pons hilft
People Pons ist eine lizenzierte kroatische Agentur für Vermittlung bei der Beschäftigung (Lizenzen des kroatischen Arbeitsministeriums MR RH 205/20 und 359/20). Wir machen ausschließlich Vermittlung, also weder Arbeitskräfteüberlassung noch Zeitarbeit (Leasing). Für Sie heißt das:
- Der Arbeitnehmer wird vom ersten Tag an direkt vom deutschen Arbeitgeber angestellt, nach deutschem Arbeitsrecht. People Pons zahlt keine Löhne.
- Statt klassischer Lebensläufe erhalten Sie unsere Zusammenfassung zu jedem Kandidaten: für welche Stelle er sich beworben hat, dass er Ihre Bedingungen akzeptiert hat, und zitierte Aussagen aus dem Gespräch über seine Berufserfahrung. Bedingungen und Motivation prüfen wir vor der Vorstellung.
- Zu Beginn klären wir mit Ihnen das Profil, die Bedingungen und die bisherigen Probleme bei der Suche.
- Wir rekrutieren aus der Region: Kroatien, Bosnien und Herzegowina, Serbien, Nordmazedonien und Montenegro.
- Den ersten qualifizierten Kandidaten stellen wir innerhalb von 15 Arbeitstagen ab Unterzeichnung des Auftrags vor. Das ist die Frist bis zum ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, nicht bis zum Arbeitsantritt.
- Die Ersatzgarantie gilt 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag. Tritt der Arbeitnehmer nicht an, beherrscht er die Arbeit nicht, will er nicht arbeiten oder macht er Probleme, suchen wir einen Ersatz.
- Den Antrag auf die Arbeitserlaubnis stellt der Arbeitgeber. Wir helfen beim Zusammenstellen der Unterlagen für diesen Antrag.
Wichtig zu Fristen: Die 15 Arbeitstage reichen bis zur Vorstellung des ersten qualifizierten Kandidaten, also bis zum ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, und nicht bis zum Arbeitsantritt. Nachdem Sie einen Kandidaten ausgewählt haben, folgen bei Arbeitnehmern von außerhalb der EU Arbeitserlaubnis und Visum, bei Arbeitnehmern aus der EU die Organisation der Anreise. Dazu kommen die Kündigungsfrist beim aktuellen Arbeitgeber (oft 15 bis 30 Tage) und die Zeit für den Umzug. Bis zum tatsächlichen Arbeitsantritt vergeht daher mehr Zeit; kaum jemand fängt schon wenige Tage nach der Auswahl an.
Ein qualifizierter Kandidat ist bei uns jemand, der die angebotenen Bedingungen akzeptiert hat und dem gesuchten Profil entspricht (Erfahrung, Kenntnisse, Qualifikationen). Erfahrung und Qualifikationen bestätigen sich im Detail erst in der Probezeit. Deshalb prüfen wir Profil, Bedingungen und Motivation vor der Vorstellung und garantieren nicht im Voraus jedes einzelne Dokument.
Sie bleiben Arbeitgeber und behalten die volle Kontrolle über das Arbeitsverhältnis; wir übernehmen die Suche und Prüfung der Kandidaten. Am besten klappt es, wenn Sie uns während des gesamten Prozesses rechtzeitig Rückmeldung geben. Mehr für Arbeitgeber oder direkt über Kontakt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Vermittlung und Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit)?
Bei der Vermittlung stellt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer direkt an und zahlt ihm den Lohn; die Agentur findet nur den Kandidaten und berechnet eine einmalige Gebühr. Bei der Arbeitnehmerüberlassung ist die Agentur der formale Arbeitgeber, überlässt den Arbeitnehmer und berechnet eine laufende Marge, mit verpflichtender AÜG-Erlaubnis. People Pons macht ausschließlich Vermittlung.
Braucht eine Arbeitskraft vom Westbalkan eine anerkannte Qualifikation?
Das hängt vom Kanal ab. Die Westbalkanregelung verlangt keine Anerkennung der Qualifikation, außer bei reglementierten Berufen. Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz verlangt eine anerkannte Qualifikation. Für die meisten nicht reglementierten Positionen ist die Westbalkanregelung der einfachere Weg. Die endgültige Beurteilung trifft die zuständige Behörde.
Wie schnell komme ich an Kandidaten?
People Pons stellt den ersten geprüften, qualifizierten Kandidaten innerhalb von 15 Arbeitstagen ab Unterzeichnung des Auftrags vor. Wie lange es bis zur Ankunft der Arbeitskraft in Deutschland dauert, hängt zusätzlich vom Visumverfahren bei der zuständigen deutschen Vertretung ab.
Was, wenn der Arbeitnehmer sich auf der Position nicht bewährt?
People Pons gibt eine Ersatzgarantie von 60 Tagen ab dem ersten Arbeitstag. Sie gilt für alle Gründe auf Seiten des Arbeitnehmers, auch wenn er die Stelle gar nicht antritt. In diesem Fall suchen wir einen Ersatzkandidaten ohne neue Vermittlungsgebühr.
Verwandt: Was kostet eine unbesetzte Stelle: Rechner, Leitfaden zur Westbalkanregelung 2026, Arbeitnehmer-Ersatzgarantie 2026, Personalvermittlung Österreich 2026.
Quellen
- Make it in Germany (offizielles Portal der Bundesregierung): Rekrutierung und Anerkennung von Qualifikationen
- Bundesagentur für Arbeit: Westbalkanregelung
- BMAS: Verordnung zur Weiterentwicklung der Fachkräfteeinwanderung
- IW Köln (KOFA): Fachkräftereport / Jahresrückblick 2025 (offene Stellen, Fachkräftelücke, Berufsgruppen mit Engpass)
- IW Köln: „Wirtschaft verliert 49 Milliarden Euro" (Schätzung des Wertschöpfungsverlusts)
- ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks): unbesetzte Stellen im Handwerk (~200.000, Schätzung)
- Bitkom-Studie 2025: IT-Fachkräfte (~109.000 offene Stellen)
Die Zahlen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen und können sich ändern. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
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