Personalvermittlung Kosten 2026: Erfolgshonorar und Preise

Eine Personalvermittlung kostet in Deutschland meist ein Erfolgshonorar von 20 bis 30 % des Jahresbruttogehalts, das Sie erst zahlen, wenn der Kandidat bei Ihnen anfängt. Daneben gibt es Festpreise und Retainer-Modelle. Wer zum ersten Mal fragt „Was kostet eine Personalvermittlung?“, hört trotzdem oft nur „das kommt darauf an“. Unten finden Sie die üblichen Prozentsätze, die drei Abrechnungsmodelle mit Rechenbeispiel und den Vergleich mit einer Stelle, die monatelang unbesetzt bleibt, oder mit einer Fehlbesetzung.

Das Wichtigste in Kürze:

• Die übliche Provision liegt bei 20 bis 30 % des Jahresbruttogehalts des Kandidaten, im Durchschnitt laut BDU bei 27,8 %.
• Für schwierigere Positionen und die aktive Direktansprache (Headhunting) steigt der Prozentsatz auf 30 bis 35 %. Daneben gibt es Festpreise (Pauschale) und Plattformmodelle um die 15 %.
• Fast alle seriösen Modelle sind erfolgsbasiert (Erfolgshonorar): Sie zahlen erst, wenn der Kandidat tatsächlich zu arbeiten beginnt.
• Eine unbesetzte Fachstelle bleibt im Schnitt rund 173 Tage offen, in einzelnen Engpassberufen 250 bis 300 Tage, und kostet jeden Tag Geld. Eine Fehlbesetzung kostet schätzungsweise 50 bis 200 % des Jahresgehalts, je nach Positionsebene. Gemessen daran ist die einmalige Vergütung an die Agentur meist der kleinere Posten.
• People Pons ist eine lizenzierte Agentur für Vermittlung und betreibt keine Arbeitnehmerüberlassung. Der Mitarbeiter wird direkt bei Ihnen angestellt, die Ersatzgarantie gilt 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag, und den ersten qualifizierten Kandidaten stellen wir innerhalb von 15 Werktagen ab Unterzeichnung des Auftrags vor. Diese Frist gilt bis zum ersten Kontakt zwischen Ihnen und dem Kandidaten, nicht bis zum Arbeitsantritt. Die Garantie gilt für alle Gründe auf Seiten der Arbeitskraft: wenn sie die Stelle nicht antritt, die Arbeit nicht beherrscht, nicht arbeiten will oder Probleme macht.

Welche Abrechnungsmodelle gibt es bei der Personalvermittlung?

Auf dem deutschen Markt sind drei Abrechnungsmodelle üblich. Die meisten Agenturen arbeiten nach dem ersten.

Modell	Wie berechnet	Typische Spanne	Wann eingesetzt
Prozentsatz des Jahresgehalts (Erfolgshonorar)	% des Jahresbruttogehalts des Kandidaten	20–30 % (Headhunting 30–35 %)	Standard für Vermittlung, erfolgsbasiert
Festpreis (Pauschale)	Vorab vereinbarte Summe pro Position	je nach Beruf und Markt	Bei niedrigem Gehalt oder mehreren gleichen Positionen
Plattform / Retainer	Monatlicher Retainer oder niedrigerer % (~15 %) mit Vorabanteil	~15 % oder Retainer + Erfolg	Für Volumen oder schwer erreichbare Profile

1. Erfolgshonorar: Prozentsatz des Jahresbruttogehalts

Am häufigsten berechnet die Agentur einen Prozentsatz des Jahresbruttogehalts, das Sie dem eingestellten Kandidaten zahlen. Nach Daten für 2026 liegt die Spanne bei 20 bis 30 %, im Durchschnitt bei 27,8 % (BDU, Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen). Muss die Agentur passive Kandidaten aktiv ansprechen (Headhunting), steigt der Satz auf 30 bis 35 %, weil die Suche aufwendiger ist.

Das Honorar ist erfolgsabhängig: Sie zahlen erst, wenn der Kandidat unterschreibt und zu arbeiten beginnt. Ohne Kandidat gibt es keine Rechnung.

Beispiel: Bei einem Jahresbruttogehalt von 40.000 € und einem Honorar von 25 % zahlen Sie einmalig 10.000 €, fällig bei Arbeitsantritt.

2. Festpreis (Pauschale)

Beim Festpreis vereinbaren Sie einen festen Betrag pro besetzter Position, unabhängig vom Gehalt. Sie können damit planen, und der Preis steigt nicht mit dem Gehalt. Das lohnt sich vor allem, wenn Sie mehrere gleiche Positionen besetzen (z. B. eine Serie von Produktionsmitarbeitern) oder wenn ein Prozentsatz bei diesen Gehältern in keinem Verhältnis zum Aufwand stünde.

3. Plattform- oder Retainer-Modell

Vermittlungsplattformen verlangen einen niedrigeren Prozentsatz (~15 %), setzen dafür aber ein gewisses Volumen voraus. Beim klassischen Retainer zahlen Sie einen Teil der Vergütung im Voraus, etwa zu Beginn der Suche, und den Rest bei Erfolg. Agenturen nutzen den Retainer meist für seltene, hoch dotierte oder schwer erreichbare Profile, bei denen sie vor dem Ergebnis viel Zeit investieren.

Hinweis: People Pons vermittelt Fachkräfte aus dem Westbalkan an Arbeitgeber in der EU. Der Mitarbeiter ist direkt bei Ihnen angestellt; wir rechnen keine Löhne ab und verleihen keine Arbeitnehmer. Darin liegt der Unterschied zur Arbeitnehmerüberlassung bzw. Zeitarbeit, die weiter unten verglichen wird.

Was ist im Honorar der Personalvermittlung enthalten?

Bevor Sie Angebote nur nach dem Preis vergleichen, fragen Sie, was jeder Preis abdeckt. Bei einer seriösen Vermittlung ist typischerweise enthalten:

• Profildefinition und Briefing: genaue Beschreibung der Position, der Bedingungen und der unverzichtbaren Fähigkeiten
• Suche und Zugang zum Kandidatennetzwerk, bei regionaler Vermittlung also ein Netzwerk geprüfter Kandidaten im Westbalkan
• Vorauswahl: Prüfung von Profil, Erfahrung und Motivation, bevor der Kandidat zu Ihnen kommt
• Koordination der Vorstellungsgespräche und der Kandidatenvorstellung
• Ersatzgarantie (Nachbesetzungsgarantie): Geht der Kandidat innerhalb der vereinbarten Frist oder passt er nicht, ersetzt ihn die Agentur ohne erneute Vergütung

Nicht in der Vermittlungsvergütung enthalten sind in der Regel das Bruttogehalt und die Sozialabgaben des Arbeitnehmers (die zahlt der Arbeitgeber direkt), die Kosten für Arbeitserlaubnis und Visum, die Unterkunft und die Lohnabrechnung. People Pons rechnet keine Löhne ab, denn der Arbeitnehmer ist ab dem ersten Tag Ihr Mitarbeiter.

Warum die Vergütung günstiger ist als eine unbesetzte Stelle oder eine Fehlbesetzung

Die Vergütung an die Agentur wirkt wie ein reiner Kostenfaktor, bis Sie sie mit zwei Alternativen vergleichen, die Arbeitgeber häufig unterschätzen.

Unbesetzte Stelle (Vakanzkosten)

Eine sozialversicherungspflichtige Fachposition bleibt in Deutschland im Schnitt 173 Tage unbesetzt, in manchen Engpassberufen 250 bis 300 Tage (z. B. Pflege ~286, Trockenbau ~300). An jedem dieser Tage entgeht Ihnen Umsatz, Ihr Team macht Überstunden, und Projekte drohen sich zu verzögern. Der Fachkräftemangel kostet die deutsche Wirtschaft rund 49 Milliarden € pro Jahr (IW), und 36 % der Unternehmen können offene Stellen nicht besetzen (DIHK; Quellen unten).

Ein Rechenbeispiel: Kostet Sie eine unbesetzte Stelle 300 bis 500 € pro Tag, sind 60 Tage Wartezeit schon 18.000 bis 30.000 €. Das ist oft mehr als die gesamte Vergütung für eine Vermittlung, die die Stelle schneller besetzt hätte.

Fehlbesetzung

Eine Fehleinstellung kostet zwischen 50 % und 200 % des Jahresgehalts: Kündigung, Neubesetzung, entgangene Produktivität und die Stimmung im Team. Vorauswahl und Ersatzgarantie sollen genau dieses Risiko von Ihnen fernhalten.

Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) ist keine günstigere „Abkürzung“

Bei der Arbeitnehmerüberlassung zahlen Sie einen Stundensatz, der das 1,8- bis 2,5-Fache des Bruttostundenlohns beträgt. Bei 20 €/h sind das 36 bis 50 €/h. Ein Jahr Zeitarbeit kostet so leicht 20.000 bis 45.000 € mehr als ein festangestellter Arbeitnehmer. Für kurzfristige Auftragsspitzen ist Zeitarbeit sinnvoll. Wollen Sie eine Position dauerhaft besetzen, ist die Vermittlung mit Direktanstellung auf Jahressicht in der Regel günstiger.

Die Vergütung zahlen Sie einmal, eine unbesetzte Stelle kostet jeden Tag

Neben Umsatz und Überstunden verlieren Sie bei einer offenen Stelle Aufträge, und Kunden wandern zur Konkurrenz ab. Hält der Zustand an, brennt das überlastete Team aus, Leute kündigen, und aus einer offenen Stelle werden zwei oder drei. Die Frage, was die Agentur kostet, sollten Sie deshalb immer zusammen mit der Frage stellen, was eine unbesetzte Stelle kostet.

People Pons begleitet die Suche, bis die Stelle besetzt ist. Geht der Kandidat innerhalb von 60 Tagen ab dem ersten Arbeitstag oder passt er nicht, ersetzen wir ihn ohne zusätzliche Kosten (Ersatzgarantie).

Wie People Pons hilft

People Pons ist eine lizenzierte kroatische Agentur für Vermittlung (Lizenzen 205/20 und 359/20). Wir vermitteln Arbeitskräfte aus fünf Ländern, nämlich Kroatien, Bosnien und Herzegowina, Serbien, Nordmazedonien und Montenegro, an Arbeitgeber in der EU. Zuerst legen wir gemeinsam mit Ihnen Profil und Bedingungen fest, dann suchen wir gezielt. So funktioniert die Zusammenarbeit:

• Direktanstellung bei Ihnen. Der Arbeitnehmer ist ab dem ersten Tag Ihr Mitarbeiter. Wir betreiben keine Zeitarbeit (keine Arbeitnehmerüberlassung) und rechnen keine Löhne ab.
• Erfolgshonorar. Die Vergütung ist an die erfolgreich besetzte Position gebunden.
• Erster qualifizierter Kandidat innerhalb von 15 Werktagen ab Unterzeichnung des Auftrags. Die Frist gilt bis zum ersten Kontakt zwischen Ihnen und dem Kandidaten, nicht bis zum Arbeitsantritt. Danach folgen Arbeitserlaubnis und Visum, deren Dauer von den Behörden und von Ihrer Vorbereitung abhängt.
• Ersatzgarantie 60 Tage ab dem ersten Arbeitstag. Geht der Kandidat in dieser Zeit oder entspricht er nicht der vereinbarten Spezifikation, ersetzen wir ihn ohne zusätzliche Vergütung. Details: Arbeitnehmer-Ersatzgarantie.
• Eigene Suche und Prüfung von Profil und Motivation. Wir nutzen eigene Datenbanken und suchen aktiv. Statt eines klassischen Lebenslaufs erhalten Sie unsere Zusammenfassung zum Kandidaten: für welche Position er sich beworben hat, dass er Ihre Bedingungen akzeptiert hat, und zitierte Aussagen aus dem Gespräch über seine Berufserfahrung. Die Qualifikation im Detail bestätigt sich in der Probezeit. So sinkt das Risiko einer Fehlbesetzung.

Wichtig zu Fristen: Die 15 Werktage ab Unterzeichnung des Auftrags gelten bis zur Vorstellung des ersten qualifizierten Kandidaten, also bis zum ersten Kontakt zwischen Ihnen und dem Arbeitnehmer, und nicht bis zum Arbeitsantritt. Haben Sie einen Kandidaten ausgewählt, brauchen Arbeitnehmer außerhalb der EU Arbeitserlaubnis und Visum; bei Arbeitnehmern innerhalb der EU geht es um die Organisation der Anreise. Hinzu kommen die Kündigungsfrist beim aktuellen Arbeitgeber (oft 15 bis 30 Tage) und die Zeit für den Umzug. Der tatsächliche Arbeitsantritt liegt deshalb später; nur selten fängt jemand innerhalb weniger Tage an.

Deutsche Arbeitgeber, die die Westbalkanregelung nutzen, teilen sich ein Kontingent von 50.000 Erlaubnissen pro Jahr (eine mögliche Reduzierung auf 25.000 ist angekündigt). Mit einer organisierten Vermittlung besetzen Sie Positionen dort schneller als mit eigener Suche. Damit das klappt, brauchen wir von Ihnen eine zeitnahe Rückmeldung zu den vorgestellten Kandidaten.

Mehr zu unserem Angebot für Arbeitgeber oder direkt zum unverbindlichen Kontakt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie hoch ist die Vermittlungsprovision in Deutschland genau?

Meist 20 bis 30 % des Jahresbruttogehalts des Kandidaten, mit einem Marktdurchschnitt von rund 27,8 % (BDU). Für schwierigere Positionen und die aktive Direktansprache (Headhunting) steigt sie auf 30 bis 35 %. Daneben gibt es Festpreise und Plattformmodelle um die 15 %.

Zahle ich etwas, wenn die Agentur keinen Kandidaten findet?

Beim erfolgsbasierten Modell (Erfolgshonorar) nicht. Die Vergütung wird erst fällig, wenn der Kandidat zu arbeiten beginnt. Beim Retainer-Modell zahlen Sie einen Teil im Voraus; prüfen Sie das also vor der Unterschrift im Vertrag.

Ist eine Vermittlung günstiger als Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit)?

Für die dauerhafte Besetzung einer Position in der Regel ja. Bei Zeitarbeit liegt der Stundensatz beim 1,8- bis 2,5-Fachen des Bruttostundenlohns, was jährlich 20.000 bis 45.000 € mehr kosten kann als ein festangestellter Arbeitnehmer. Die Vermittlung zahlen Sie einmal, und der Arbeitnehmer ist Ihr Mitarbeiter.

Rechnet People Pons die Löhne der Arbeitnehmer ab?

Nein. People Pons vermittelt, und der Arbeitnehmer ist direkt bei Ihnen angestellt. Löhne, Abgaben und Arbeitsvertrag führen Sie als Arbeitgeber. Wir suchen Kandidaten, treffen eine Vorauswahl und ersetzen einen Kandidaten, der innerhalb von 60 Tagen ab dem ersten Arbeitstag geht.

Verwandt: Was kostet eine unbesetzte Stelle (2026), Kosten einer Fehlbesetzung 2026, Arbeitnehmer-Ersatzgarantie 2026 und Westbalkanregelung 2026: Arbeitgeberleitfaden.

Quellen

• BDU (Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen): durchschnittliche Vermittlungsprovision 27,8 % des Jahresbruttogehalts (69 % der Agenturen berechnen 20 bis 30 %)
• Instaffo: Personalvermittlung Kosten 2026: Provisionen im Vergleich
• Workwise: Personalvermittlung: Kosten, Modelle & Vorteile im Vergleich (2026)
• Clearstone Recruiting: Recruitment Costs in 2026: What Companies Pay
• stazzle / heylead: Zeitarbeit / Leiharbeiter Kosten 2026 (Stundensatz 1,8- bis 2,5-fach; Vergleich der Jahreskosten)
• Ordio: Vakanz: Definition, Vakanzzeit & Vakanzkosten (durchschnittliche Vakanzzeit, Engpassberufe)
• SHRM: 2025 Talent Access Report (Kosten einer Fehlbesetzung 50 bis 200 % des Jahresgehalts)
• Bundesagentur für Arbeit: Westbalkanregelung (Kontingent 50.000)

Hinweis: Dieser Text ist informativ und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie aktuelle Vorschriften bei den zuständigen Behörden.