Wenn ein Arbeitgeber in Deutschland zum ersten Mal fragt „Was kostet eine Personalvermittlung?", bekommt er meist eine vage Antwort im Stil von „das kommt darauf an". Dieser Artikel liefert konkrete Zahlen, erklärt die drei wichtigsten Vergütungsmodelle und zeigt, warum die Vergütung einer Vermittlung in der Regel günstiger ist als eine Stelle, die monatelang unbesetzt bleibt, oder ein falsch eingestellter Mitarbeiter.
TL;DR:
- Die übliche Provision für eine Personalvermittlung in Deutschland liegt bei 20–30 % des Jahresbruttogehalts des Kandidaten; der Durchschnitt laut BDU beträgt 27,8 %.
- Für schwierigere Positionen und die aktive Direktansprache (Headhunting) steigt der Prozentsatz auf 30–35 %; daneben gibt es Festpreismodelle (Pauschale) und Plattformmodelle um die 15 %.
- Nahezu alle seriösen Modelle sind erfolgsbasiert (Erfolgshonorar) — Sie zahlen erst, wenn der Kandidat tatsächlich zu arbeiten beginnt.
- Eine unbesetzte Stelle in Fachberufen bleibt im Schnitt rund 173 Tage offen (in einzelnen Engpassberufen auch 250–300 Tage) und „blutet" jeden Tag; eine Fehlbesetzung kostet schätzungsweise 50–200 % des Jahresgehalts (je nach Positionsebene). In diesem Kontext ist die einmalige Vergütung an die Agentur meist der kleinere Kostenfaktor.
- People Pons ist eine lizenzierte Agentur für Vermittlung (keine Arbeitnehmerüberlassung/Zeitarbeit): Der Mitarbeiter wird direkt bei Ihnen angestellt, die Ersatzgarantie beträgt 60 Tage, und der erste qualifizierte Kandidat wird innerhalb von 10–15 Werktagen vorgestellt (oft früher) — das ist die Frist bis zum ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, nicht bis zum Arbeitsantritt.
Drei Vergütungsmodelle für die Vermittlung (und wie sie sich unterscheiden)
Auf dem deutschen Markt werden drei grundlegende Abrechnungsansätze genutzt. Die meisten Agenturen arbeiten nach dem ersten.
| Modell | Wie berechnet | Typische Spanne | Wann eingesetzt |
|---|---|---|---|
| Prozentsatz des Jahresgehalts (Erfolgshonorar) | % des Jahresbruttogehalts des Kandidaten | 20–30 % (Headhunting 30–35 %) | Standard für Vermittlung, erfolgsbasiert |
| Festpreis (Pauschale) | Vorab vereinbarte Summe pro Position | je nach Beruf und Markt | Bei niedrigem Gehalt oder mehreren gleichen Positionen |
| Plattform / Retainer | Monatlicher Retainer oder niedrigerer % (~15 %) mit Vorabanteil | ~15 % oder Retainer + Erfolg | Für Volumen oder schwer erreichbare Profile |
1. Prozentsatz des Jahresbruttogehalts (Erfolgshonorar)
Das häufigste Modell. Die Vergütung ist ein Prozentsatz des Jahresbruttogehalts des Kandidaten, den Sie einstellen. Nach Daten für 2026 liegt die Spanne bei 20–30 %, mit einem Durchschnitt von 27,8 % (BDU — Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen). Für Positionen, die eine aktive Direktansprache passiver Kandidaten erfordern (Headhunting), steigt der Prozentsatz auf 30–35 %, weil die Suche aufwendiger ist.
Entscheidend: Es handelt sich um ein Erfolgshonorar — Sie zahlen erst, wenn der Kandidat unterschreibt und zu arbeiten beginnt. Kein Kandidat, keine Rechnung.
Beispiel: Ein Kandidat mit einem Jahresbruttogehalt von 40.000 € bedeutet bei einer Vergütung von 25 % einen einmaligen Betrag von 10.000 €, zahlbar bei Arbeitsantritt.
2. Festpreis (Pauschale)
Statt eines Prozentsatzes wird ein fester Betrag pro besetzter Position vereinbart, unabhängig vom Gehalt. Vorteil: Planbarkeit und die Tatsache, dass der Festpreis nicht mit dem Gehalt steigt. Besonders lohnend, wenn Sie mehrere gleiche Positionen besetzen (z. B. eine Serie von Produktionsmitarbeitern) oder wenn die Gehälter so sind, dass ein Prozentsatz in keinem Verhältnis zum Aufwand stünde.
3. Plattform- / Retainer-Modell
Vermittlungsplattformen bieten einen niedrigeren Prozentsatz (~15 %) unter der Bedingung eines gewissen Volumens, während der klassische Retainer bedeutet, dass Sie einen Teil der Vergütung im Voraus zahlen (z. B. zu Beginn der Suche) und den Rest bei Erfolg. Der Retainer ist typisch für seltene, hohe oder schwer erreichbare Profile, bei denen die Agentur vor dem Ergebnis erhebliche Zeit investiert.
Hinweis: People Pons betreibt Vermittlung von Fachkräften aus dem Westbalkan für EU-Arbeitgeber — der Mitarbeiter ist direkt bei Ihnen angestellt, die Agentur rechnet keine Löhne ab und „verleiht" keine Arbeitnehmer. Das ist der wesentliche Unterschied zur Arbeitnehmerüberlassung / Zeitarbeit, auf die weiter unten eingegangen wird.
Was in der Vergütung enthalten ist — und was nicht
Bevor Sie Angebote „nach Zahl" vergleichen, fragen Sie, was jeder Preis abdeckt. Bei einer seriösen Vermittlung ist typischerweise enthalten:
- Profildefinition und Briefing — genaue Beschreibung der Position, der Bedingungen und der „Must-have"-Fähigkeiten
- Suche und Zugang zum Kandidatennetzwerk — bei regionaler Vermittlung ist das ein Netzwerk geprüfter Kandidaten im Westbalkan
- Vorauswahl (Vorauswahl) — Prüfung von Profil, Erfahrung und Motivation, bevor der Kandidat zu Ihnen kommt
- Koordination der Vorstellungsgespräche und Logistik der Kandidatenvorstellung
- Ersatzgarantie (Nachbesetzungsgarantie) — wenn der Kandidat geht oder innerhalb der vereinbarten Frist nicht passt, ersetzt ihn die Agentur ohne erneute Vergütung
Was in der Regel nicht in der Vermittlungsvergütung enthalten ist: das Bruttogehalt und die Sozialabgaben des Arbeitnehmers (das zahlt der Arbeitgeber direkt), die Kosten für Arbeitserlaubnis und Visum, die Unterkunft des Arbeitnehmers sowie die Lohnabrechnung. People Pons rechnet keine Löhne ab — der Arbeitnehmer ist ab dem ersten Tag Ihr Mitarbeiter.
Warum die Vergütung günstiger ist als eine unbesetzte Stelle oder eine Fehlbesetzung
Die Vergütung an die Agentur wirkt wie ein Kostenfaktor, bis Sie sie mit zwei Alternativen vergleichen, die Arbeitgeber häufig unterschätzen.
Unbesetzte Stelle (Vakanzkosten)
Die durchschnittliche Besetzungszeit (Vakanzzeit) für sozialversicherungspflichtige Fachpositionen in Deutschland beträgt 173 Tage, in manchen Engpassberufen auch 250–300 Tage (z. B. Pflege ~286, Trockenbau ~300). Jeder dieser Tage bedeutet entgangenen Umsatz, Überstunden bestehender Mitarbeiter und das Risiko von Projektverzögerungen. Der Fachkräftemangel kostet die deutsche Wirtschaft rund 49 Milliarden € pro Jahr (IW), und 36 % der Unternehmen können offene Stellen nicht besetzen (DIHK; Quellen unten).
Konkret: Wenn Sie eine unbesetzte Stelle auch nur „bloß" 300–500 € pro Tag kostet, sind 60 Tage Wartezeit 18.000–30.000 € — oft mehr als die gesamte Vergütung für eine Vermittlung, die diese Stelle schneller besetzt hätte.
Fehlbesetzung
Eine Fehleinstellung kostet zwischen 50 % und 200 % des Jahresgehalts des Kandidaten (Kosten für Kündigung, Neubesetzung, entgangene Produktivität und Team-Moral). Vorauswahl und Ersatzgarantie existieren genau deshalb, damit dieses Risiko nicht bei Ihnen liegt.
Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) ist keine günstigere „Abkürzung"
Bei der Arbeitnehmerüberlassung / Zeitarbeit zahlen Sie einen Stundensatz, der 1,8–2,5× über dem Bruttostundenlohn des Arbeitnehmers liegt — bei 20 €/h sind das 36–50 €/h. Ein Jahr Zeitarbeit kostet so leicht 20.000–45.000 € mehr als ein festangestellter Arbeitnehmer. Zeitarbeit ergibt Sinn für kurzfristige Spitzen, aber für die dauerhafte Besetzung einer Position ist die Vermittlung mit Direktanstellung in der Regel auf Jahresbasis günstiger.
Die Vergütung ist einmalig — eine unbesetzte Stelle kostet jeden Tag
Die Vergütung für die Vermittlung zahlen Sie einmal. Eine unbesetzte Stelle dagegen kostet jeden Tag, an dem sie offen bleibt: entgangene Produktion und entgangener Umsatz, Überstunden und Druck auf das verbleibende Team, verpasste Aufträge und Kunden, die zur Konkurrenz abwandern. Langfristig ist es schlimmer — ein überlastetes Team brennt aus und beginnt zu gehen, sodass aus einer offenen Stelle zwei oder drei werden. Deshalb betrachtet man die Frage „Was kostet die Agentur" immer zusammen mit „Was kostet eine unbesetzte Stelle".
Und deshalb arbeitet eine echte Agentur nicht nach dem Prinzip „Liste schicken und verschwinden". People Pons bleibt an Ihrer Seite, bis die Stelle besetzt ist — durchgehende Betreuung, Koordination und Rückmeldungen. Und die Ersatzgarantie (60 Tage) bedeutet: Wenn der Kandidat nicht passt oder nicht antritt, ersetzen wir ihn ohne zusätzliche Kosten. Das Risiko verlagert sich von Ihnen zu uns — Sie zahlen für das Ergebnis, nicht für den bloßen Versuch.
Wie People Pons hilft
People Pons ist eine lizenzierte kroatische Agentur für Vermittlung (Lizenzen 205/20 und 359/20), seit 4 Jahren am Markt aktiv, spezialisiert auf fünf Länder des Westbalkans — Kroatien, Bosnien und Herzegowina, Serbien, Nordmazedonien und Montenegro — für Arbeitgeber in der EU. Wir arbeiten als externer HR-Partner: Gemeinsam definieren wir Profil und Bedingungen und suchen dann gezielt. Das Modell ist einfach und transparent:
- Direktanstellung bei Ihnen — der Arbeitnehmer wird ab dem ersten Tag Ihr Mitarbeiter. Das ist keine Zeitarbeit (keine Arbeitnehmerüberlassung) und wir rechnen keine Löhne ab.
- Erfolgsbasierte Logik (Erfolgshonorar) — die Vergütung ist an die erfolgreich besetzte Position gebunden, nicht an den „Versuch".
- 10–15 Werktage (oft früher) bis zur Vorstellung des ersten qualifizierten Kandidaten — das ist die Frist bis zum ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, nicht bis zum Arbeitsantritt; danach folgt der administrative Teil (Arbeitserlaubnis, Visum), der von den Behörden und der Vorbereitung des Arbeitgebers abhängt.
- 60-Tage-Ersatzgarantie — wenn der Kandidat innerhalb von 60 Tagen geht oder nicht der Spezifikation entspricht, ersetzen wir ihn ohne zusätzliche Vergütung. Details: Arbeitnehmer-Ersatzgarantie.
- Direktsuche + Prüfung von Profil und Motivation — wir nutzen eigene Datenbanken und aktive Suche; wir schicken Ihnen weder eine Liste noch einen Stapel Lebensläufe. Wir prüfen, ob der Kandidat zum Profil passt und die angebotenen Bedingungen akzeptiert hat, bevor er zu Ihnen kommt, während die detaillierte Bestätigung der Qualifikationen in der Probezeit erfolgt. So wird das Risiko einer Fehlbesetzung reduziert.
Wichtig zu Fristen: 10–15 Werktage sind die Zeit bis zur Vorstellung des ersten qualifizierten Kandidaten — dem ersten Kontakt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer — und nicht bis zum Arbeitsantritt. Nachdem Sie einen Kandidaten ausgewählt haben, folgt: für Arbeitnehmer außerhalb der EU die Arbeitserlaubnis + das Visum; für Arbeitnehmer innerhalb der EU die Organisation der Anreise. Zu berücksichtigen sind außerdem die Kündigungsfrist beim aktuellen Arbeitgeber (oft 15–30 Tage) sowie die Zeit für den Umzug. Der tatsächliche Arbeitsantritt dauert deshalb länger — nur selten kommt jemand innerhalb weniger Tage an.
Für deutsche Arbeitgeber, die die Westbalkanregelung nutzen — das Kontingent beträgt 50.000 Erlaubnisse pro Jahr (bei angekündigter möglicher Reduzierung auf 25.000) — beschleunigt eine organisierte Vermittlung die Besetzung von Positionen gegenüber der Eigensuche. Für die Geschwindigkeit des Prozesses brauchen wir von Ihnen eine zeitnahe Rückmeldung zu den vorgestellten Kandidaten.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie hoch ist die Vermittlungsprovision in Deutschland genau?
Meist 20–30 % des Jahresbruttogehalts des Kandidaten, mit einem Marktdurchschnitt von rund 27,8 % (BDU). Für schwierigere Positionen und die aktive Direktansprache (Headhunting) steigt sie auf 30–35 %. Daneben gibt es Festpreise und Plattformmodelle um die 15 %.
Zahle ich etwas, wenn die Agentur keinen Kandidaten findet?
Beim erfolgsbasierten Modell (Erfolgshonorar) — nein. Die Vergütung wird erst fällig, wenn der Kandidat zu arbeiten beginnt. Beim Retainer-Modell wird ein Teil im Voraus gezahlt, prüfen Sie das also vor der Unterschrift im Vertrag.
Ist eine Vermittlung günstiger als Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit)?
Für die dauerhafte Besetzung einer Position in der Regel ja. Zeitarbeit bedeutet einen Stundensatz, der 1,8–2,5× über dem Bruttostundenlohn des Arbeitnehmers liegt, und kann jährlich 20.000–45.000 € mehr kosten als ein festangestellter Arbeitnehmer. Die Vermittlung ist eine einmalige Vergütung, und der Arbeitnehmer ist Ihr Mitarbeiter.
Rechnet People Pons die Löhne der Arbeitnehmer ab?
Nein. People Pons betreibt Vermittlung — der Arbeitnehmer ist direkt bei Ihnen angestellt, während Löhne, Abgaben und Vertrag Sie als Arbeitgeber führen. Wir bringen und selektieren Kandidaten vor und garantieren den Ersatz über 60 Tage.
Verwandt: Was kostet eine unbesetzte Stelle (2026), Kosten einer Fehlbesetzung 2026, Arbeitnehmer-Ersatzgarantie 2026 und Westbalkanregelung 2026 — Arbeitgeberleitfaden.
Quellen
- BDU (Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen) — durchschnittliche Vermittlungsprovision 27,8 % des Jahresbruttogehalts (69 % der Agenturen berechnen 20–30 %)
- Instaffo — Personalvermittlung Kosten 2026: Provisionen im Vergleich
- Workwise — Personalvermittlung: Kosten, Modelle & Vorteile im Vergleich (2026)
- Clearstone Recruiting — Recruitment Costs in 2026: What Companies Pay
- stazzle / heylead — Zeitarbeit / Leiharbeiter Kosten 2026 (Stundensatz 1,8–2,5×; Vergleich der Jahreskosten)
- Ordio — Vakanz: Definition, Vakanzzeit & Vakanzkosten (durchschnittliche Vakanzzeit, Engpassberufe)
- SHRM — 2025 Talent Access Report (Kosten einer Fehlbesetzung 50–200 % des Jahresgehalts)
- Bundesagentur für Arbeit — Westbalkanregelung (Kontingent 50.000)
Hinweis: Dieser Text ist informativ und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie aktuelle Vorschriften bei den zuständigen Behörden.
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